Vorgehen und Anwendung der Eisenhower Matrix

1. In einem ersten Schritt sammeln Sie all Ihre zu erledigenden Aufgaben, anstehende Aktivitäten, Probleme oder gewünschte Funktionalitäten.
2. Dann ordnen Sie Ihre gesammelten Punkte vier möglichen Feldern zu, die die Wichtigkeit und Dringlichkeit abbilden:

• Feld 1: Dringend und wichtig (sollten sofort erledigt werden).
• Feld 2: Wichtig, aber nicht dringend (können später erledigt werden).
• Feld 3: Dringend, aber nicht wichtig (können delegiert werden).
• Feld 4: Weder dringend noch wichtig (können gestrichen werden)

Beschreibung des Eisenhower Prinzips

Die Eisenhower Matrix wird auch Eisenhower-Prinzip oder Eisenhower-Methode genannt. Die Anwendung geht zurück auf  Dwight D. Eisenhower, dem 34. Präsidenten der Vereinigten Staaten. Sie ist ein einfaches Produktivitätswerkzeug, um Aufgaben, Probleme oder sogar Funktionalitäten (z. B. für ein neues Produkt) zu organisieren. Die leicht handhabbare  2 x 2 Felder-Matrix ermöglicht eine Einordnung der Aufgaben entsprechend ihrer Wichtigkeit und  ihrer Dringlichkeit. Die Methode findet mittlerweile auch Eingang in das Agile Management. Sogenannte Product Owner nutzen es zur Einordnung neuer Anforderungen und damit Festlegung der Reihenfolge im Backlog.

Thematische Einordnung

Methode zur nachhaltigen Problemlösung.

Wer profitiert von dieser Methode?

• Führungskräfte
• Abteilungen
• Entwickler Teams
• Product Owner (nach Scrum Methodik)

Praktische Hinweise

• Wie unterscheidet man wichtige von dringenden Aufgaben? Wichtig ist eine Aufgabe dann, wenn etwas auf dem Spiel steht, z.B. direkte Auswirkung auf den Gewinn oder Verlust eines Unternehmens haben. Dringend ist eine Aufgabe, wenn sie einen kurzfristigen Erledigungstermin hat. Die wichtigen Aufgaben sind selten dringend und die dringenden sind nicht immer wichtig.
• Gerade wenn eine Führungskraft neu in einem Unternehmen ist, ergeben sich schnell eine Vielzahl an Aufgaben oder Themen. Dabei ist es hilfreich schnell produktiv zu sein. Die Anwendung des digitalen Templates auf ConWISE bietet zudem die Möglichkeit die neuen Kollegen um eine persönliche EInschätzung nach der Eisenhower Priorität zu bitten. Lesen Sie mehr dazu in unseren Artikel „5 Tipps für die ersten 100 Tage beim neuen Arbeitgeber“.

Grenzen der Anwendung

• Bei diesen Methoden wird davon ausgegangen, dass wir selbstbestimmt arbeiten, also selber Prioritäten vergeben können. Meist werden die Prioritäten aber vorgegeben von Dritten, wie Eigentümer, Finanzgeber oder der Product Owner. Dies ist zu berücksichtigen.
• Die Eisenhower Methode ist vor allem für Führungskräfte geeignet, die Aufgaben an andere delegieren können. Wenn diese Möglichkeit nicht besteht, wie z.B. bei Auszubildende oder Aushilfskräfte, fällt ein Feld der Matrix (dringend aber nicht wichtig) im Prinzip weg. Es bleibt dann nur die Einordnung in sofort oder später erledigen.